Niniejszy poradnik opisuje, jak wypełnić raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, kto jest zobowiązany do jego złożenia, jaki obowiązuje termin (do 31 marca) oraz w jaki sposób przekazać dane w Portalu Sprawozdawczym GUS. Wskazano również, jakie informacje należy przygotować z wyprzedzeniem, aby sprawnie uzupełnić formularz oraz następnie opublikować raport w BIP (lub na stronie WWW, jeżeli podmiot nie prowadzi BIP).
W praktyce największym wyzwaniem nie jest samo wypełnienie formularza, lecz zebranie danych z trzech obszarów:
- dostępności architektonicznej (budynki/lokalizacje),
- dostępności cyfrowej (WWW, BIP, dokumenty do pobrania, e-usługi),
- dostępności informacyjno-komunikacyjnej (kontakt, procedury, rozwiązania alternatywne).
Celem artykułu jest uporządkowanie działań tak, aby raport przygotować rzetelnie i bez ryzyka braków formalnych.
Najważniejsze informacje o raporcie
| Pytanie | Odpowiedź |
|---|---|
| Jak często składa się raport? | Co 4 lata |
| Termin | Do 31 marca |
| Gdzie składa się raport? | W Portalu Sprawozdawczym (formularz raportu) |
| Gdzie trzeba go opublikować? | W BIP, a jeśli podmiot nie ma BIP — na stronie WWW |
Jak to się nazywa i czego dotyczy raport?
Poprawna nazwa obowiązku to: raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (często wyszukiwany także jako „raport o stanie dostępności” lub „raport dostępności”).
Raport ma wykazać, w jakim stopniu podmiot publiczny zapewnia dostępność w trzech obszarach:
- architektonicznym (budynki/lokalizacje),
- cyfrowym (WWW, BIP, dokumenty, e-usługi),
- informacyjno-komunikacyjnym (kontakt i obsługa osób ze szczególnymi potrzebami).
Istotne jest, że raport ma odzwierciedlać stan faktyczny: co jest zapewnione, gdzie występują bariery, jakie stosuje się rozwiązania alternatywne oraz jakie działania naprawcze są planowane.
Kogo dotyczy raport?
Raport składają podmioty publiczne – w praktyce obejmuje to m.in. szkoły i placówki oświatowe, jednostki samorządu terytorialnego oraz inne instytucje realizujące zadania publiczne.
W praktyce szkolnej rekomenduje się przyjęcie zasady organizacyjnej: jeżeli podmiot prowadzi stronę WWW i/lub BIP, posiada sekretariat i obsługuje uczniów/rodziców/interesantów — obowiązek raportowania co do zasady należy traktować jako stały element realizacji wymagań dostępności.
Co ile lat jest raport i do kiedy należy go złożyć?
Raport przekazywany jest cyklicznie co 4 lata, a termin jest stały: najpóźniej do 31 marca roku sprawozdawczego.
Dla ułatwienia planowania można stosować prostą „oś czasu”:
- pierwszy termin: do 31 marca 2021 r.,
- kolejny termin: do 31 marca 2025 r.,
- następny termin: do 31 marca 2029 r. (co 4 lata).
Gdzie składa się raport i gdzie należy go opublikować?
Złożenie raportu odbywa się w Portalu Sprawozdawczym GUS poprzez uzupełnienie formularza raportu.
Po przekazaniu raportu należy go opublikować:
- w BIP,
- a jeżeli podmiot nie prowadzi BIP — na stronie WWW.
Kompletny poradnik o BIP w szkole: Strona BIP dla szkoły: wymagania i elementy obowiązkowe (2026)
Co oznacza „opublikować raport” w praktyce?
Najczęściej realizuje się to w następujący sposób:
- w BIP dodaje się stronę lub wpis pt. „Raport o stanie zapewniania dostępności…”,
- zamieszcza się treść raportu lub plik (np. PDF) / potwierdzenie przekazania,
- zapewnia się łatwą dostępność linku (np. w menu BIP albo w sekcji „Dostępność / Koordynator ds. dostępności / Raporty”).
Gotowe zdanie do wklejenia (BIP/WWW):
„Poniżej publikujemy raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Raport został przekazany w Portalu Sprawozdawczym i udostępniony publicznie zgodnie z obowiązującymi przepisami.”
Jak wypełnić raport o stanie zapewniania dostępności — instrukcja krok po kroku
Poniższa instrukcja jest ułożona zgodnie z praktyką przygotowania danych do formularza. Rekomenduje się rozpoczęcie od zebrania informacji, a dopiero następnie uzupełnianie raportu w Portalu.
Checklista przygotowania danych (do skopiowania)
Przed rozpoczęciem uzupełniania formularza warto przygotować:
- dane podmiotu (nazwa, adres, lokalizacje obsługi interesantów, podstawowe dane identyfikacyjne stosowane w jednostce),
- wykaz budynków/lokalizacji i opis barier wraz z rozwiązaniami alternatywnymi,
- adresy serwisów: WWW i BIP oraz lista kluczowych podstron/sekcji,
- lista dokumentów do pobrania (zwłaszcza PDF) wraz z oceną, czy są dostępne,
- opis kanałów kontaktu (telefon, e-mail) oraz form kontaktu alternatywnego (np. ePUAP – jeżeli dotyczy),
- opis procedury obsługi osoby ze szczególnymi potrzebami (kto przyjmuje zgłoszenie, w jakim terminie, jak udzielana jest odpowiedź),
- dane koordynatora ds. dostępności / osoby odpowiedzialnej (jeżeli wyznaczona).
Wskazówka organizacyjna: najsprawniej działa model: jedna osoba uzupełnia dane (operator), a następnie dyrektor/koordynator zatwierdza finalną wersję.
Krok 1. Ustalenie podmiotu i danych identyfikacyjnych
- Zidentyfikuj podmiot składający raport (nazwa, jednostka, zakres działalności).
- Ustal, które lokalizacje należy uwzględnić (budynek główny, filie, punkty obsługi).
- Zbierz dane kontaktowe (adres, telefon, e-mail) wykorzystywane do kontaktu z interesantami/rodzicami.
Krok 2. Dane o dostępności architektonicznej (budynki/lokalizacje)
Dla każdej lokalizacji przygotuj informacje m.in. o:
- wejściu do budynku i dostępności ciągów komunikacyjnych,
- dostępności toalety (jeżeli dotyczy),
- dostępności miejsc parkingowych (jeżeli dotyczy),
- możliwości skorzystania z alternatywnej formy obsługi w przypadku barier (np. obsługa w innym pomieszczeniu, umówienie spotkania, pomoc pracownika).
Zasada: jeżeli bariera występuje, należy wskazać rozwiązanie alternatywne oraz – o ile możliwe – plan działań.
Krok 3. Dane o dostępności cyfrowej (WWW, BIP, dokumenty, e-usługi)
W tym obszarze najczęstsze problemy w jednostkach publicznych dotyczą:
- dokumentów do pobrania (PDF/DOC), które nie są przygotowane jako dostępne,
- nieczytelnych kontrastów,
- braku prawidłowej obsługi klawiaturą (focus),
- nieuporządkowanej struktury nagłówków lub braków opisów.
Rekomendowane minimum przygotowania:
- wypisz adres strony WWW i BIP oraz sekcje, w których publikowane są informacje istotne dla interesantów,
- przygotuj listę dokumentów do pobrania (zwłaszcza PDF) i oceń, czy mogą być odczytane przez technologie asystujące,
- sprawdź, czy na stronie działa nawigacja klawiaturą i czy elementy interaktywne są widoczne w fokusie.
W zakresie dostępności cyfrowej podmiot powinien uwzględnić wymagania wynikające ze standardu WCAG 2.1 (w szczególności na poziomie AA), obejmujące m.in. postrzegalność treści (kontrast, tekst alternatywny), funkcjonalność (obsługa klawiaturą, widoczny fokus), zrozumiałość oraz kompatybilność z technologiami asystującymi. Szczegółowe omówienie najczęstszych niezgodności i sposobów ich weryfikacji opisano w poradniku: Czym jest standard WCAG 2.1? Kompleksowy przewodnik po dostępności stron internetowych (2025).
Zamów nowoczesną, responsywną
i ultra szybką stronę internetową dla szkoły
Zadzwoń
lub
Krok 4. Dostępność informacyjno-komunikacyjna (kontakt i obsługa)
W tym obszarze kluczowe jest wykazanie, że podmiot zapewnia możliwość kontaktu i załatwienia spraw również w sposób alternatywny.
Przygotuj:
- wykaz kanałów kontaktu (telefon, e-mail, ePUAP – jeżeli dotyczy),
- opis sposobu obsługi wniosków i próśb dotyczących dostępności,
- zasady udzielania informacji w formie alternatywnej (np. odczytanie treści, udostępnienie w innym formacie),
- wskazanie osoby/komórki odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń.
Krok 5. Uzupełnienie formularza w Portalu, weryfikacja i publikacja
- Uzupełnij formularz raportu w Portalu Sprawozdawczym GUS na podstawie zebranych danych.
- Wykonaj weryfikację logiczną: czy opis barier zawiera rozwiązania alternatywne, czy wskazano lokalizacje, czy dane kontaktowe są aktualne.
- Uzyskaj zatwierdzenie osoby upoważnionej (np. dyrektor/koordynator).
- Po przekazaniu raportu opublikuj go w BIP lub na WWW (jeżeli podmiot nie prowadzi BIP).
Portal Sprawozdawczy GUS — jak wygląda złożenie raportu w praktyce?
W praktyce procedura sprowadza się do:
- zalogowania do Portalu,
- uzupełnienia formularza raportu,
- zapisania i przekazania danych,
- zachowania potwierdzenia/identyfikatora (jeżeli Portal je generuje),
- zapewnienia publikacji raportu w BIP/WWW.
Rekomendacja: po złożeniu raportu warto zachować kopię danych źródłowych (checklisty i notatki z przeglądu), aby ułatwić przygotowanie kolejnego raportu.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu raportu (i jak ich uniknąć)
- Mylenie raportu z deklaracją dostępności
Deklaracja dostępności dotyczy dostępności cyfrowej strony/aplikacji, natomiast raport obejmuje również dostępność architektoniczną i informacyjno-komunikacyjną. - Przekazanie raportu bez publikacji
Raport należy nie tylko przekazać w Portalu, ale również opublikować w BIP/WWW. - Dane szacunkowe zamiast przeglądu
Brak krótkiego przeglądu budynku i strony skutkuje niepełnymi lub błędnymi informacjami. - Pominięcie dokumentów do pobrania
Dokumenty (zwłaszcza PDF) są częstym źródłem barier i powinny być uwzględnione. - Brak rozwiązań alternatywnych
Jeżeli pełna dostępność nie jest zapewniona, należy wskazać sposób obsługi alternatywnej oraz plan działań.
Dodatkowy błąd, który często występuje
„Raport raz złożony = brak dalszych działań”.
Rekomenduje się traktowanie raportu jako elementu procesu: coroczny przegląd (np. budynku i strony) znacząco ogranicza nakład pracy przy kolejnych terminach i zmniejsza ryzyko skarg.
FAQ
Podsumowanie
Raport o stanie zapewniania dostępności jest dokumentem składanym cyklicznie (co 4 lata) do dnia 31 marca poprzez Portal Sprawozdawczy. Dla prawidłowego wypełnienia raportu kluczowe jest wcześniejsze przygotowanie danych z trzech obszarów: dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej. Rekomenduje się, aby opis opierał się na stanie faktycznym, wskazywał istniejące bariery wraz z rozwiązaniami alternatywnymi oraz zawierał plan działań usprawniających. Po przekazaniu raportu należy zapewnić jego publikację w BIP, a w przypadku braku BIP — na stronie WWW podmiotu. Stały, coroczny przegląd dostępności (budynku i serwisów internetowych) ogranicza nakład pracy przy kolejnych terminach i zmniejsza ryzyko braków formalnych.
Miłosław Klepacki
Dream Big Media
Źródła
Poniższe linki prowadzą do oficjalnych publikacji aktów prawnych i materiałów rządowych (oraz stron instytucji publicznych) dotyczących raportu o stanie zapewniania dostępności:
- Ustawa o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami
Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 1696)
ISAP: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190001696
Dziennik Ustaw: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/rok/2019/pozycja/1696 - Formularz raportu o stanie zapewniania dostępności (MFiPR / GOV.PL) https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/formularz-raportu-o-stanie-zapewniania-dostepnosci
- Raportowanie dostępności – podstawowe informacje (Fundusze Europejskie / MFiPR) https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/fundusze-europejskie-bez-barier/dostepnosc/ustawa/raportowanie/raport-2025/podstawowe-informacje/
- Wzór formularza raportu (PDF) – materiały MFiPR https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/144734/Raport_o_stanie_zapewniania_dostepnosci_wzor_formularza_171224.pdf
- Portal składania raportu (Portal Sprawozdawczy / GUS) https://raport.stat.gov.pl/
- Komunikat GUS o badaniu „Raport o stanie zapewniania dostępności…” (informacje o składaniu/komunikacji) https://stat.gov.pl/aktualnosci/badanie-raport-o-stanie-zapewniania-dostepnosci-podmiotu-publicznego%2C602%2C1.html
- Przykład publikacji raportu w BIP (UKE) https://bip.uke.gov.pl/koordynator-ds-dostepnosci/raport-o-stanie-zapewnienia-dostepnosci-podmiotu-publicznego/
